Что такое инвойс и для чего он нужен: подробный обзор

Тот, кто хоть раз отправлял или получал посылки из-за рубежа, знаком с термином инвойс, который также широко используется как счет-фактура в торговле внутри страны. Рассказываем, что это такое, зачем нужен инвойс и как его заполнять.

Что такое инвойс: понятие и значение

Инвойс – это документ, отправляемый продавцом покупателю с данными о товарах/услугах, а также со своими реквизитами и данными для их оплаты покупателем. Инвойс является предложением оплаты, если речь идет о торговле в пределах страны, или же таможенным документом для отправки товара за рубеж с требованием оплаты покупателем. Законодательством Украины (Таможенный кодекс) инвойс и счет-фактура приравниваются друг к другу, однако инвойс как понятие гораздо шире. Несколько лет тому назад инвойс был исключительно таможенным и создавался отравителем, однако сейчас он используется в Украине как вид счет-фактуры.

Для чего нужен инвойс и где он используется?

Инвойс применяется как при отправке товаров за границу, так и при взаиморасчетах между контрагентами. Рассмотрим значение документа для каждого из случаев:

• расчет между контрагентами в одной стране: документальное оформление и фиксация факта предоставления товаров/услуг, выставление официального запроса на оплату получателю товаров/услуг, возможность прикрепления инвойса к бухгалтерской отчетности;
• расчет между контрагентами в разных странах: обязательный документ, без которого товар не пройдет таможню, подтверждение факта отправки товара, доставка продукции в обусловленный срок, документальное оформление товара.

Инвойс для оплаты играет ключевую роль в некоторых случаях, например в международных транзакциях, где он является обязательным документом для таможенного оформления и учета товаров. Однако, в других ситуациях, например, при внутренних продажах в пределах одной страны, инвойс может быть опциональным вариантом, который используется сторонами для подтверждения условий сделки и учета финансовых операций.

Какие виды инвойсов существуют?

Существует два вида инвойсов – проформа-инвойс и коммерческий инвойс.

Проформа-инвойс – это промежуточный документ, где указываются предварительные данные о товаре и его стоимости. В проформу можно вносить изменения в любой момент, ее задачей является фиксация договоренности сторон, а оплата по ней не производится (поэтому проформа часто используется при бесплатной поставке товара на аукционы, гуманитарной помощи и так далее).

Коммерческий инвойс – это инвойс, на основании которого производится оплата. Он используется при экспорте товаров, а также для выставления счета контрагенту в Украине. По данным в документе происходит расчет налогов и НДС, а поэтому вносить изменения в уже отправленный инвойс нельзя. Допущенная ошибка — это задержки доставки, которые приводят к дополнительным неудобствам.

Кроме того, различают онлайн-инвойс (доступен с 2003 г. после принятия Закона «Об электронных документах и электронном документообороте») и бумажный инвойс.

Ответы на частозадаваемые вопросы

Отвечаем на самые распространенные вопросы о таможенном инвойсе. К ним относятся следующие:

Что такое инвойс в грузоперевозках?

Инвойс — это коммерческий документ, который продавец предоставляет покупателю, содержащий перечень проданных товаров или оказанных услуг, их количество, стоимость, условия оплаты и поставки. Этот документ используется для подтверждения сделки и оплаты. Инвойс может также включать информацию о налогах, скидках и прочих условиях сделки. Инвойс в грузоперевозках необходим для прохождения товаром таможни. Без него транспортная компания откажет в перевозке и доставке груза. Заполняется он, в международной коммерческой практике, отравителем, и доставляется получателю при отгрузке товара.

Какие требования к инвойсам выдвигаются?

Оформляя инвойс на транспортные услуги, учтите, что утвержденной законодательством Украины формы документов нет, как нет и четких требований к инвойсам. На практике же инвойс посылки должен содержать:

• дату составления документа;
• данные и реквизиты отправителя;
• данные и реквизиты получателя;
• условия поставки (INCOTERMS 2010);
• название и данные товаров (серийный номер, вес, материалы изготовления, количество, упаковка и так далее);
• стоимость товаров (включая таможенную их стоимость);
• общую сумму к оплате и ее валюту;
• ставки и размеры налогов.

Как получить инвойс от отправителя?

Инвойс для физических лиц получить можно от продавца до или при прибытии товара в страну. Необходимо подписать документ и внести оплату за товар.

Как проверить документ самостоятельно?

Чтобы избежать неприятных ситуаций на таможне, необходимо тщательно проверить всю документацию. Обязательно убедитесь, что инвойс товара содержит:

• оригинал документа + пять копий;
• полные данные и характеристики товара;
• объявленную стоимость товаров в валюте вашей страны;
• общую стоимость товаров;
• подпись отправителя.

Как оплатить инвойс в Японию из Украины?

Если вы отправляете товар из Украины в Японию, оплачивать ничего не нужно. Это обязательство ляжет на покупателя-получателя товара. Платить придется только в случае получения в Украине товара из Японии.

Как оплатить инвойс в Китай из Украины?

После прохождения инвойса таможней оплата переходит на получателя. Если вы отправляете товар из Украины в Китай, оплачивать ничего не нужно: это обязательство ляжет на покупателя-получателя товара.

Как заполнить инвойс?

Нужно заполнить инвойс? Образец поможет в этом: образец инвойса для таможни доступен по ссылке. Образец инвойса для таможни также публикуют и банки. Выставить инвойс помогут и бухгалтеры, за помощью которых можно обратиться.

Инвойс – важный документ, который требуется для пересечения границы при перемещении товаров между странами. Вы можете самостоятельно составить инвойс или обратиться к специалистам, чтобы избежать возможных ошибок или несоответствий.